Zamówienia publiczne: kluczowe zmiany w nowej ustawie PZP

Nowelizacja przepisów o zamówieniach publicznych nie jest „kosmetyką” – w wielu instytucjach zmieni sposób planowania zakupów, przygotowania dokumentacji i weryfikacji wykonawców. Co ważne, zmiany wynikające z ustawy z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy PZP mają konkretną datę startu: 1 stycznia 2026 r. Dla zamawiających i wykonawców oznacza to ostatni dzwonek na uporządkowanie procedur, wzorów dokumentów i nawyków w postępowaniach.

W praktyce najwięcej emocji budzi podwyższenie progu PZP, nowe podejście do analizy potrzeb, a także mechanizmy, które mają przyspieszyć ocenę zdolności wykonawców. Poniżej omawiam kluczowe zmiany „po ludzku”, z perspektywy codziennej pracy działu zamówień, jednostki budżetowej, spółki komunalnej czy firmy startującej w przetargach.

Wyższy próg stosowania PZP: co zmienia 170 tys. zł od 1 stycznia 2026 r.

Najbardziej odczuwalna zmiana to podwyższenie progu PZP z 130 tys. zł do 170 tys. zł. Wejście w życie: 1 stycznia 2026 r. To oznacza, że część zakupów, które dotychczas „wpadały” w reżim PZP, zostanie z niego wyłączona – przynajmniej na poziomie krajowego progu stosowania ustawy.

W praktyce dla zamawiających jest to mniej formalności przy mniejszych zamówieniach, a dla rynku (zwłaszcza lokalnego) – szybsze decyzje zakupowe. Często wygląda to tak:

Zamawiający: „Mam zakup na 165 tys. zł – muszę iść pełnym PZP?”
Odpowiedź od 2026 r.: „Nie, ale nadal musisz działać racjonalnie, transparentnie i zgodnie z wewnętrznym regulaminem.”

Nowy próg ma też przewidywany efekt systemowy: szacuje się, że liczba postępowań prowadzonych w trybach PZP spadnie o około 10%. To nie tylko oszczędność czasu. To również mniejsze obciążenie osób przygotowujących dokumentację, a w konsekwencji większa szansa na dopracowanie postępowań o większej wartości.

Uwaga praktyczna: wyłączenie spod PZP nie oznacza „wolnej amerykanki”. Kontrole (wewnętrzne, NIK, RIO, instytucje finansujące) nadal mogą pytać o racjonalność wydatku, rozeznanie rynku czy unikanie dzielenia zamówienia. Dlatego warto zaktualizować regulaminy zakupów poniżej progu i schematy dokumentowania decyzji.

Analiza potrzeb zamawiającego: mniej „odfajkowania”, więcej realnego rozeznania rynku

Nowelizacja wzmacnia znaczenie dokumentu, który w wielu jednostkach bywał traktowany rutynowo: analizy potrzeb zamawiającego. Od strony sensu jest to krok w dobrą stronę, bo dobrze przygotowana analiza potrafi zmniejszyć ryzyko unieważnienia postępowania, ograniczyć spory i wprost podnieść konkurencyjność.

Kluczowa zmiana polega na tym, że analiza ma obejmować m.in. rozeznanie rynku i konkurencyjność. Pojawia się też wprost akcentowany obowiązek uzasadnienia konkurencji w tej analizie. Czyli nie tylko „co kupujemy i za ile”, ale również: dlaczego opis zamówienia będzie możliwy do spełnienia przez realnych wykonawców i nie zawęzi rynku bez powodu.

Jak to przełożyć na codzienność? Przykład z usług szkoleniowych lub doradczych (częsty zakup w instytucjach): zamiast wpisu „szkolenie z PZP – 2 dni, stacjonarnie”, analiza powinna wskazywać, czy rynek oferuje formę online, hybrydową, jakie są typowe widełki cenowe, co jest standardem (materiały, konsultacje, certyfikaty), a co dodatkiem. Takie rozeznanie zwykle broni się potem w kontroli.

Drugi praktyczny aspekt: analiza potrzeb bywa miejscem, gdzie „wychodzą” nieścisłości w opisie przedmiotu zamówienia. Jeśli zamawiający uczciwie sprawdzi rynek, częściej doprecyzuje parametry i warunki udziału tak, by nie wycinać firm, które mogłyby złożyć dobrą ofertę.

Dobrowolna certyfikacja wykonawców: krótsza weryfikacja i mniej powtarzania dokumentów

Wprowadzono mechanizm, który może realnie przyspieszyć postępowania, jeśli rynek go zaakceptuje: dobrowolna certyfikacja jako potwierdzenie zdolności wykonawcy. Założenie jest proste: wykonawca nie musi za każdym razem „od nowa” udowadniać braku podstaw wykluczenia i spełniania warunków – może posłużyć się certyfikatem, który będzie wielokrotnie wykorzystywany.

Co to zmienia dla zamawiających? Mniej czasu na weryfikację, mniej wezwań do uzupełnień, mniejsze ryzyko, że postępowanie ugrzęźnie na dokumentach, które w kolejnych przetargach wyglądają niemal identycznie. Dla wykonawców to z kolei szansa na szybszy start w wielu postępowaniach bez „drukowania świata” i kompletowania tych samych oświadczeń w kółko.

Warto jednak pamiętać o dwóch rzeczach. Po pierwsze: mechanizm jest dobrowolny, więc w pierwszej fazie jedni wykonawcy będą go mieli, inni nie. Po drugie: nadal liczy się poprawne opisanie w dokumentach zamówienia, jak zamawiający będzie akceptował potwierdzenie spełniania warunków – i w jakim zakresie.

Ułatwienia dla MŚP: mniej barier przy zamówieniach o niższej wartości

Podwyższenie progu i uproszczenie obsługi mniejszych zakupów działa szczególnie korzystnie na segment firm, które najczęściej odczuwają ciężar formalności: MŚP. W materiałach dotyczących zmian podkreśla się ułatwienia dla MŚP, w tym uproszczone procedury poniżej progu.

W praktyce oznacza to, że mniejsze firmy częściej wejdą w relację z sektorem publicznym „bez bariery wejścia”, jaką bywa rozbudowana dokumentacja. Dla zamawiającego też jest to korzystne: jeśli prostsze zamówienia będą prowadzone sprawniej, dział zamówień zyska czas na projekty wymagające realnej pracy analitycznej.

To dobry moment, by zamawiający zrewidowali własne regulaminy udzielania zamówień poniżej progu. Częsty błąd polega na tym, że jednostka tworzy wewnętrzne procedury tak rozbudowane, że w praktyce „robi PZP bez PZP”. Nowy próg daje szansę na odchudzenie obiegu dokumentów, ale bez utraty transparentności.

Ochrona rynku: ograniczenia dla wykonawców z państw trzecich spoza UE/EOG

Nowelizacja rozszerza możliwość ograniczania udziału wykonawców z państw trzecich – mowa o ograniczeniu wykonawców z państw trzecich poza UE/EOG. Sens tej zmiany to ochrona rynku przed konkurencją, która mogłaby działać w innych realiach regulacyjnych, kosztowych czy standardach.

Z punktu widzenia zamawiającego to dodatkowe narzędzie, ale też obowiązek ostrożnego stosowania. Jeżeli w dokumentacji pojawiają się zapisy ograniczające dostęp do zamówienia, muszą być one spójne, proporcjonalne i łatwe do obrony. Z kolei wykonawcy krajowi i unijni mogą odczuć większą przewidywalność w postępowaniach, w których wcześniej pojawiała się presja cenowa trudna do „wytłumaczenia” realnymi kosztami.

Warto w tym miejscu zestawić tę zmianę z analizą potrzeb: jeśli zamawiający i tak ma obowiązek rzetelniej badać rynek i wykazać konkurencyjność, to decyzje o dopuszczeniu/ograniczeniu pewnych grup wykonawców powinny wynikać z logicznego łańcucha argumentów, a nie z intuicji.

E-rozprawy przed KIO: szybsza weryfikacja i inna dynamika sporów

Kolejny element zmian to e-rozprawy przed KIO, określane jako nowy mechanizm weryfikacji. Dla praktyków oznacza to nie tylko „przeniesienie rozprawy do internetu”, ale zmianę dynamiki przygotowania argumentów i dowodów.

W modelu zdalnym inaczej pracuje się na dokumentach, inaczej przebiega komunikacja, a czasem łatwiej o formalne potknięcia (np. w zakresie przedstawienia dowodu w odpowiednim momencie). Dlatego zarówno zamawiający, jak i wykonawcy powinni odświeżyć procedury obsługi odwołań: kto odpowiada za komplet dokumentów, jak wygląda akceptacja stanowiska, kto uczestniczy w rozprawie i jak zabezpiecza się materiał dowodowy.

Jeśli zamawiający przygotuje analizę potrzeb i opis przedmiotu zamówienia rzetelniej (co wymuszają zmiany), liczba sporów nie musi rosnąć. Ale gdy spór się pojawi, tempo i „technika” prowadzenia sprawy mogą wyglądać inaczej niż dotychczas.

Jak przygotować organizację na nową ustawę PZP: szybkie działania, które dają efekt

Skoro zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r., najrozsądniej potraktować drugą połowę 2025 r. jako czas na wdrożenie. Wiele instytucji odkłada to do momentu „aż będzie trzeba”, a potem pojawia się nerwowe przepisywanie wzorów i gaszenie pożarów. Tutaj da się podejść spokojniej i bardziej metodycznie.

• Zaktualizuj regulaminy zakupów poniżej progu 170 tys. zł: uprość obieg dokumentów, ale zostaw jasne ślady rozeznania rynku i uzasadnienia wyboru.
• Przerób wzór analizy potrzeb: dodaj miejsce na opis rynku, uzasadnienie konkurencyjności i wnioski do opisu przedmiotu zamówienia.
• Przeszkol zespół nie tylko z przepisów, ale z praktyki: jak zbierać dane rynkowe, jak unikać zawężających wymagań, jak dokumentować decyzje.
• Sprawdź, jak będziesz obsługiwać odwołania w realiach e-rozpraw: role, terminy, kompletowanie dowodów, komunikacja z pełnomocnikiem.

Jeśli w organizacji brakuje czasu na śledzenie zmian i ćwiczenie nowych podejść, sensownym rozwiązaniem są warsztaty, gdzie przepisy „przerabia się” na konkretnych przypadkach: od analizy potrzeb, przez opis przedmiotu zamówienia, po weryfikację ofert. Tak działają dobre szkolenia zamówienia publiczne – nie jako wykład, tylko jako praca na dokumentach, orzecznictwie i typowych błędach.

W SkySzkolenia dużo uwagi poświęca się łączeniu teorii z praktyką (także w formule online), dlatego warto śledzić bazę materiałów i harmonogram na Skyszkolenia.pl, szczególnie jeśli Twoja jednostka działa w dużych miastach (Warszawa, Kraków, Gdańsk, Wrocław, Poznań, Katowice) lub potrzebuje elastycznego trybu nauki.

• Dla zamawiających: przygotuj checklistę „przed wszczęciem” – analiza potrzeb, rozeznanie rynku, konkurencyjność, uzasadnienia.
• Dla wykonawców: przeanalizuj, czy certyfikacja (jeśli będzie dostępna w Twoim segmencie) skróci Ci czas startu w przetargach i ograniczy ryzyko odrzucenia z powodów formalnych.

Nowe PZP nie sprowadza się do jednego progu i kilku definicji. Zmiany wymuszają bardziej świadome przygotowanie zakupów, ale dają też realną oszczędność czasu przy mniejszych zamówieniach. Kto potraktuje 2025 r. jako etap wdrożenia, w 2026 r. będzie prowadził postępowania szybciej, spokojniej i z mniejszym ryzykiem korekt czy sporów.